Strumenti per la gestione servizi digitali e pratiche online per la PA

In un’epoca in cui l’efficienza e l’accessibilità dei servizi rappresentano una priorità, la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione è una leva fondamentale per garantire ai cittadini risposte efficaci, rapide, trasparenti e inclusive.

Si pensi, ad esempio, a un cittadino che deve richiedere un bonus comunale: anziché recarsi fisicamente agli sportelli, fare file e compilare moduli cartacei, può completare tutto online, in pochi minuti, anche da smartphone. E i numeri parlano chiaro: secondo l’ISTAT, nel 2023 la quota di persone con 15 anni o più ad aver utilizzato l’identità digitale SPID o CIE si attestava al 41,2%, ma solo il 45,9% degli adulti italiani possedeva competenze digitali almeno di base, evidenziando un divario significativo rispetto alla media europea.

È evidente, dunque, che sempre più cittadini ricercano app e strumenti digitali di pubblica amministrazione per risparmiare tempo e gestire le pratiche in autonomia.

In questo contesto, è fondamentale che le amministrazioni pubbliche adottino soluzioni tecnologiche che non solo rispondano a queste esigenze, ma che siano anche sicure e scalabili. In tal senso, software per la pubblica amministrazione come quelli realizzati da Actainfo, per esempio, si propongono quali soluzioni complete per semplificare e automatizzare la gestione delle pratiche online. Si tratta di software web in modalità SaaS, disponibili a canone annuale, finanziabili con fondi PNRR (Misura 1.4.1) previa asseverazione del Dipartimento per la Trasformazione Digitale. Conforme alle normative AGID, qualificato da ACN, Agenzia della Presidenza del Consiglio, che ne attesta il rispetto della cybersicurezza, è certificato ISO e CSA STAR per il cloud sicuro, assicurando alti standard di sicurezza per i dati sensibili.

Accesso sicuro e identità digitale

Uno degli aspetti più rilevanti nella digitalizzazione della PA è garantire un accesso sicuro e immediato ai servizi online. Per questo motivo sono stati sviluppati sistemi di identità digitale che permettono a cittadini e imprese di autenticarsi in modo univoco, accedere ai servizi pubblici online e gestire pratiche in totale sicurezza. I tre strumenti principali sono SPID, CIE e CNS, ognuno con caratteristiche specifiche:

• SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale): è un sistema, obbligatorio per l’accesso alle aree riservate della PA, che consente di accedere ai servizi online della PA (e di alcuni privati) con un’unica identità digitale. Si ottiene registrandosi tramite uno dei gestori accreditati (come Poste, Infocert, Aruba, TIM, Sielte, ecc.) e si usa inserendo username e password, con un secondo livello di sicurezza tramite app o SMS;
• CIE (Carta d’Identità Elettronica): è la versione digitale della carta d’identità cartacea. Dotata di microchip e funzioni digitali, oltre a identificare la persona può essere usata per accedere in modo sicuro ai portali della PA. Funziona tramite lettore di smart card o smartphone con tecnologia NFC, insieme al PIN fornito al rilascio. È particolarmente utile per chi preferisce un accesso tramite documento fisico;
• CNS (Carta Nazionale dei Servizi): è una smart card (come la tessera sanitaria o una tessera rilasciata dalla Regione o da enti pubblici) che consente l’autenticazione ai servizi online della PA. Contiene un certificato digitale identificativo e si usa con un lettore e un software specifico. È spesso utilizzata da professionisti, imprese o operatori della PA.

In questo scenario, Actainfo offre un vantaggio competitivo: consente l’integrazione nativa con SPID e CIE, permettendo alle Pubbliche Amministrazioni e a un numero sempre crescente di imprese digitali di autenticare gli utenti e gestire le pratiche online, in aree riservate, in modo sicuro e conforme. Inoltre, Actainfo è Aggregatore SPID qualificato da AGID, quindi può attivare direttamente questi servizi per conto dell’ente, contribuendo in maniera concreta alla digitalizzazione della Pubblica Amministrazione e delle imprese che intendono attivare aree riservate ad accesso controllato.

Gestione digitale delle pratiche amministrative

La Pubblica Amministrazione non si limita all’accesso sicuro ai servizi: uno degli aspetti più strategici è la gestione completa delle pratiche in formato digitale. Ma cosa significa, nello specifico? Un flusso digitale di pratica amministrativa è l’insieme di passaggi, documenti, controlli e approvazioni che una richiesta deve seguire – dal momento in cui viene protocollata fino alla sua conclusione – senza mai dover passare per la carta. Questo approccio permette di contrarre tempi e costi, garantendo anche tracciabilità, trasparenza e riduzione del margine d’errore.

La digitalizzazione di pratiche complesse, come ad esempio quelle relative a concessioni edilizie, autorizzazioni ambientali o bandi pubblici, richiede strumenti flessibili e strutturati. In questo senso, soluzioni come quelle di Actainfo offrono un supporto concreto: permettono di definire e seguire workflow precisi, cioè percorsi procedurali preconfigurati e approvati, che guidano gli operatori passo dopo passo. È possibile impostare notifiche automatiche ai cittadini o agli uffici competenti, allegare documenti firmati digitalmente, integrare moduli specifici dell’ente e garantire che ogni fase sia conforme alle normative vigenti.

Tutto il processo si svolge online, accessibile in ogni momento, con un’interfaccia pensata anche per utenti non esperti. In questo modo la Pubblica Amministrazione diventa digitale, e può lavorare in modo più ordinato, veloce e collaborativo.

Comunicazioni ufficiali e notifiche

Nel processo di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione, l’invio e la ricezione di comunicazioni ufficiali a valore legale rappresentano un elemento cardine. Strumenti come la PEC (Posta Elettronica Certificata), la firma digitale e la marca temporale permettono agli enti di spedire documenti legalmente validi, garantendo l’identità del mittente, l’integrità del contenuto e la certezza della data e dell’ora di invio.

• PEC: funziona come una raccomandata digitale con ricevuta di ritorno. Le Pubbliche Amministrazioni possono utilizzarla per notificare atti, inviare richieste o comunicare con cittadini e imprese, ottenendo una prova legale dell’avvenuta consegna;
• Firma digitale: lo strumento che consente di sottoscrivere elettronicamente documenti garantendo autenticità, integrità e non ripudio;
• Marca temporale: aggiunge una data e un’ora certe a un documento elettronico, attestando che il file esisteva in quella forma in un determinato momento.

Actainfo, attraverso lo Sportello Digitale, offre un sistema interoperabile con la casella PEC e con il protocollo informatico dell’ente tramite API REST o SOAP, consentendo la gestione automatica degli invii massivi, l’archiviazione delle prove di consegna e l’integrazione diretta nei flussi documentali esistenti. Tutto il processo avviene in modo sicuro, centralizzato e tracciabile, riducendo i margini d’errore e garantendo la conformità alle normative previste per la Pubblica Amministrazione.

Integrazione con i sistemi pubblici

Uno dei principali obiettivi della Pubblica Amministrazione digitale è garantire la piena interoperabilità tra i diversi sistemi informatici degli enti pubblici. Costruire un ecosistema connesso fa sì che gli applicativi degli enti possano dialogare tra loro e con i registri pubblici nazionali, favorendo automazione, coerenza dei dati e semplificazione dei processi. Questa sinergia consente inoltre agli enti di operare in modo più coordinato, riducendo i tempi di lavorazione, migliorando la qualità dei dati e offrendo ai cittadini servizi più rapidi e affidabili.

Tra i principali servizi coinvolti rientrano:

• PagoPA: la piattaforma nazionale per i pagamenti elettronici verso la Pubblica Amministrazione. Permette a cittadini e imprese di effettuare versamenti in modo sicuro e tracciabile, associando ogni pagamento a un codice identificativo univoco;
• ANPR (Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente): un database centralizzato che raccoglie i dati anagrafici di tutti i cittadini italiani, sostituendo le anagrafi comunali e facilitando la gestione uniforme delle informazioni;
• IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni): un elenco ufficiale che contiene i dati di contatto e organizzativi di tutti gli enti pubblici italiani, utilizzato per la gestione delle comunicazioni istituzionali;
• INAD (Indice Nazionale dei Domicili Digitali): è un registro che raccoglie gli indirizzi PEC che cittadini e imprese eleggono come domicilio digitale per ricevere notifiche ufficiali dalla Pubblica Amministrazione.

Sportello Digitale di Actainfo è progettato per integrarsi in modo nativo con tutti questi servizi: registra automaticamente i pagamenti effettuati via PagoPA, si collega ad ANPR per recuperare e validare dati anagrafici, interagisce con IPA per aggiornare informazioni dell’ente e gestisce le notifiche verso INAD, garantendo così una comunicazione conforme, rapida e tracciabile.

Gestione documentale e conservazione

Un altro aspetto determinante per la digitalizzazione della PA è la corretta gestione dei documenti prodotti e ricevuti. Non si tratta soltanto di archiviare file, ma di garantire che ogni documento sia conservato con valore legale, secondo i requisiti previsti dalla normativa italiana.

In particolare, la conservazione digitale a norma AgID, come previsto dall’articolo 44 del CAD, impone standard precisi: autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Per essere conformi, è necessario adottare un sistema di conservazione certificato, con un Responsabile della conservazione, procedure codificate, marcatura temporale e firma digitale. Questi processi sostituiscono a tutti gli effetti l’archiviazione cartacea, con lo stesso valore probatorio.

Sportello Digitale di Actainfo, tra le altre cose, risponde anche a queste esigenze, archiviando fascicoli e documenti nel pieno rispetto delle normative applicabili, garantendo così integrità e reperibilità. Inoltre, in qualità di aggregatore convenzionato con AgID (SA-2178), Actainfopuò supportare attivamente enti e amministrazioni nell’attivazione di credenziali SPID e CIE. L’architettura della piattaforma Sportello Digitale aderisce alle specifiche tecniche richieste dall’Agenzia per l’Italia Digitale, ed è sempre aggiornata per riflettere l’evoluzione dei sistemi di identità digitale e delle normative sulla conservazione. Ogni fascicolo amministrativo viene pertanto archiviato secondo standard interoperabili, con garanzie di sicurezza e tracciabilità.

Dashboard e controllo centralizzato

Quando le attività amministrative si moltiplicano e coinvolgono più uffici, più operatori e canali diversi, la capacità di avere tutto sotto controllo da un’unica interfaccia fa la differenza. Evitare dispersioni, minimizzare il margine di errore e velocizzare i tempi di risposta sono obiettivi irrinunciabili per una Pubblica Amministrazione digitale efficiente e orientata al cittadino e all’impresa.

Una piattaforma con vista centralizzata consente agli operatori della PA di avere sotto controllo l’intero flusso operativo: dallo stato delle pratiche in corso ai documenti ricevuti e da protocollare, dalle scadenze in avvicinamento fino ai messaggi PEC inviati e ricevuti. Tutto è accessibile da un’unica interfaccia intuitiva, riducendo il carico amministrativo e facilitando il coordinamento tra uffici diversi.

Sportello Digitale di Actainfo offre proprio questo tipo di gestione. La dashboard del sistema consente di gestire e monitorare da un unico ambiente le pratiche attive, la documentazione correlata e le comunicazioni, anche nei casi di flussi complessi e multi-step. Ogni elemento viene tracciato e archiviato secondo standard di sicurezza e trasparenza, offrendo un supporto concreto all’organizzazione del lavoro. Inoltre, la piattaforma permette la personalizzazione delle viste e la configurazione dei permessi in base al ruolo degli utenti: segreterie, tecnici, dirigenti possono accedere solo alle sezioni di competenza, semplificando la collaborazione e tutelando la riservatezza dei dati. La dashboard si rivela dunque uno strumento operativo in grado di semplificare, coordinare e potenziare l’azione quotidiana della PA.

Vantaggi pratici per PA e professionisti

L’adozione di strumenti digitali nella gestione dei servizi pubblici si traduce in un cambiamento profondo e positivo del modo in cui la PA e i professionisti operano giorno per giorno. Uno dei benefici più evidenti è senza dubbio la riduzione degli errori: il passaggio da processi manuali, spesso soggetti a refusi, dimenticanze o interpretazioni ambigue, a flussi digitali guidati e automatizzati permette di operare in modo molto più preciso. Moduli precompilati, campi obbligatori, validazioni automatiche e controlli incrociati riducono in modo significativo la possibilità di inviare documenti incompleti o pratiche errate.

A questo si affianca la drastica riduzione dei tempi: le attività che un tempo richiedevano giorni o settimane – come protocollare un documento, notificare una comunicazione o far circolare un fascicolo tra più uffici – vengono adesso eseguite in pochi clic, con tracciabilità immediata. Tutto questo assicura un risparmio di tempo per l’amministrazione e un miglior servizio per il cittadino, che percepisce una PA più vicina, efficiente e moderna.

La tracciabilità dei processi, resa possibile dai sistemi digitali, garantisce che ogni azione sia registrata e riconducibile a un operatore o a un ufficio. Ciò favorisce la responsabilità, limita i margini di errore e semplifica eventuali controlli, verifiche o audit interni. La semplificazione complessiva che ne deriva consente di concentrare le risorse umane su attività a maggiore valore aggiunto, migliorando la qualità dell’azione amministrativa.

Con i software per la pubblica amministrazione di Actainfo, è possibile automatizzare passaggi chiave, come l’assegnazione di un protocollo in entrata o in uscita, l’apposizione del timestamp e la tracciabilità completa del fascicolo. Anche pratiche più complesse possono essere gestite con workflow guidati e automatismi che riducono al minimo il margine di imperfezione umano. Ogni azione è registrata, rendendo più chiara la responsabilità operativa e facilitando l’eventuale revisione dei processi.

Oltre a ciò, Sportello Digitale di Actainfo offre una gamma di funzionalità pensate per rendere la transizione digitale davvero efficace:

• Inclusività, grazie al supporto per sistemi esterni e accesso unificato (single on);
• Modularità, con la possibilità di integrare servizi su misura per ciascun ente;
• Interoperabilità, attraverso API proprietarie che permettono il dialogo con altri software;
• Asseverabilità certificata in tempi rapidi, per ottenere la liquidazione dei fondi PNRR (Misura 1.4.1);
• Fornitori certificati ISO e rispettosi delle misure di sicurezza per la protezione dei dati personali per l’intera supply chain;
• Attivazione facilitata di SPID e CIE tramite aggregatore qualificato AGID;
• Sicurezza by design, secondo le linee guida GDPR;
• Formazione dedicata tramite la piattaforma ACTAFAD;
• Assistenza h24, sia tecnica che giuridica.

La combinazione di queste caratteristiche fa di Sportello Digitale un software per la Pubblica Amministrazione completo e affidabile, in grado di supportare la PA nella sua evoluzione verso un modello più digitale e trasparente.

Conclusione

La digitalizzazione della Pubblica Amministrazione non è soltanto un passaggio obbligato imposto dalle normative nazionali ed europee, ma rappresenta una vera e propria occasione per ripensare i processi in chiave più efficiente, trasparente e orientata al servizio. Superare la gestione cartacea, automatizzare i flussi operativi, garantire l’accesso digitale ai cittadini e snellire le attività interne: tutto ciò permette alla PA e ai professionisti di operare con maggiore tempestività, riducendo errori, costi e tempi.

In questo scenario, software per la pubblica amministrazione come Sportello Digitale diActainfo si pongono come strumenti strategici per accompagnare enti e studi professionali lungo l’intero percorso di trasformazione digitale. La piattaforma non si limita a offrire una semplice infrastruttura, ma integra un ecosistema completo: dall’autenticazione sicura con SPID e CIE, alla gestione centralizzata delle pratiche, passando per la conservazione digitale, l’interoperabilità con PagoPA, ANPR, IPA e INAD, fino alla tracciabilità dei processi e all’invio conforme via PEC. Il tutto con un’architettura modulare, flessibile e costantemente aggiornata in linea con le direttive AgID e qualificata da ACN, Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale che ne garantisce la conformità alle disposizioni sulla sicurezza dei dati online.

Scegliere Sportello Digitale di Actainfo significa affidarsi a un partner tecnologico esperto, già aggregatore convenzionato, in grado di fornire supporto operativo, assistenza giuridica e formazione mirata, grazie a strumenti pensati per rispondere in modo concreto alle esigenze quotidiane degli enti. La trasformazione digitale non è più solo un’opzione, ma costituisce il nuovo standard.