una guida per parlare chiaro

Questa barriera comunicativa non è solo un problema di forma, ma una vera e propria zavorra che impedisce la diffusione e l’accettazione dei progetti di digitalizzazione, compromettendone potenzialità ed efficacia. Tradurre la complessità tecnica in valore tangibile rappresenta una delle sfide cruciali per qualsiasi RTD che voglia davvero incidere sul cambiamento.

Il problema: tecnicismi che allontanano invece di avvicinare

Uno dei maggiori ostacoli alla diffusione e all’accettazione dei progetti di digitalizzazione è la difficoltà di comunicarne efficacemente il valore. Nel contesto della trasformazione digitale della PA, si verifica spesso uno scollamento comunicativo significativo: gli RTD e i team tecnici parlano un linguaggio specialistico, ricco di acronimi, riferimenti normativi e concetti tecnologici che risultano incomprensibili per gran parte degli interlocutori.

Questo divario comunicativo genera numerose conseguenze negative.

La ridotta comprensione del valore reale dei progetti digitali.

La prima è senza dubbio la ridotta comprensione del valore reale dei progetti digitali. Quando un RTD presenta un’iniziativa utilizzando terminologia esclusivamente tecnica, i decisori faticano a cogliere i benefici concreti e l’impatto positivo che potrebbe avere sull’organizzazione e sui cittadini. Il rischio è che progetti potenzialmente trasformativi vengano percepiti come meri adempimenti normativi o investimenti tecnologici di dubbia utilità.

Un clima di disinteresse e distacco

Si genera inoltre un clima di disinteresse e distacco. Il linguaggio tecnico crea una sorta di “effetto esclusione” che porta i non addetti ai lavori a disimpegnarsi mentalmente, riducendo drasticamente le possibilità di ottenere il loro supporto attivo. Questo disinteresse può facilmente trasformarsi in resistenza passiva o attiva al cambiamento.

Difficoltà nel costruire consenso

Infine, si osserva una significativa difficoltà nel costruire consenso. Senza una comunicazione efficace, diventa arduo creare alleanze strategiche all’interno dell’organizzazione e ottenere le risorse necessarie per implementare con successo le iniziative digitali.

Il ruolo strategico della comunicazione digitale nella PA

La comunicazione nel contesto della trasformazione digitale non dovrebbe essere considerata un elemento accessorio o una semplice attività di “reporting”, ma un vero e proprio strumento strategico essenziale per il successo. Un RTD efficace deve essere in grado di tradurre concetti tecnici complessi in narrazioni comprensibili e coinvolgenti, capaci di evidenziare il valore concreto delle iniziative digitali per tutti gli stakeholder.

Questo approccio comunicativo richiede una comprensione profonda non solo degli aspetti tecnici, ma anche delle esigenze, preoccupazioni e aspirazioni dei diversi interlocutori. Il focus deve spostarsi dal “cosa” (le caratteristiche tecniche) al “perché” (i benefici tangibili e l’impatto positivo).

I principi base di una comunicazione efficace

La comunicazione efficace nella trasformazione digitale si basa su alcuni principi fondamentali che ogni RTD dovrebbe padroneggiare.

L’uso dello storytelling strategico

In primo luogo, l’uso dello storytelling strategico. Le storie sono potenti strumenti di comunicazione che permettono di contestualizzare le innovazioni tecnologiche all’interno di narrazioni significative e facilmente comprensibili. Ad esempio, invece di descrivere tecnicamente un nuovo sistema di gestione documentale, è più efficace raccontare come questo cambierà concretamente la giornata lavorativa di un dipendente o l’esperienza di un cittadino.

La visualizzazione dei dati e la presentazione di casi d’uso concreti

Fondamentale è anche la visualizzazione dei dati attraverso l’uso di grafici, infografiche e rappresentazioni visive che rendono immediatamente comprensibili concetti complessi e dati numerici. Un’immagine ben progettata può comunicare in modo immediato ciò che richiederebbe pagine di testo tecnico.

La presentazione di casi d’uso concreti offre esempi pratici e tangibili di come le soluzioni digitali possono risolvere problemi reali o migliorare situazioni esistenti. Questi esempi dovrebbero essere rilevanti per il contesto specifico dell’interlocutore.

La comunicazione multilivello

Infine, è essenziale la comunicazione multilivello, che prevede l’adattamento del messaggio in base al tipo di interlocutore. Un RTD deve essere in grado di modulare il proprio linguaggio quando parla con dirigenti, personale operativo, decisori politici o cittadini, pur mantenendo la coerenza del messaggio di fondo.

Come costruire una strategia di comunicazione efficace

Sviluppare una strategia di comunicazione efficace per supportare la trasformazione digitale richiede un approccio strutturato e consapevole. Il percorso inizia con una mappatura degli stakeholder che permette di identificare tutti i soggetti che dovrebbero essere coinvolti o informati, comprenderne gli interessi specifici, il livello di influenza e le preoccupazioni principali. Questa mappatura è fondamentale per personalizzare la comunicazione in modo da massimizzarne l’efficacia.

Segue la definizione di messaggi chiave differenziati per ciascun gruppo di stakeholder. Per i decisori politici, ad esempio, è importante enfatizzare l’impatto sui cittadini, il ritorno sull’investimento e l’allineamento con gli obiettivi strategici dell’ente. Per i dirigenti non tecnici, il focus potrebbe essere sull’efficienza operativa, la riduzione degli errori e il miglioramento dei servizi. Per il personale operativo, è cruciale sottolineare come le nuove tecnologie semplificheranno il lavoro quotidiano e risolveranno problemi concreti.

La selezione dei canali di comunicazione più appropriati è un altro elemento critico. Questi potrebbero includere presentazioni formali per i vertici dell’ente, workshop interattivi per il personale, newsletter per aggiornamenti regolari, video esplicativi per concetti complessi, o ancora dimostrazioni pratiche per mostrare il funzionamento reale delle soluzioni.

Un piano di comunicazione ben strutturato è essenziale per garantire regolarità e coerenza nel tempo. Questo piano dovrebbe definire cosa comunicare, a chi, quando e attraverso quali canali, con un calendario preciso di attività comunicative che accompagni tutte le fasi del progetto di trasformazione digitale.

Infine, è importante implementare un sistema di feedback e monitoraggio che permetta di raccogliere reazioni e suggerimenti dagli stakeholder, valutare l’efficacia della comunicazione e adattare continuamente l’approccio in base ai risultati ottenuti.

Strumenti pratici per superare le barriere comunicative

Affrontare efficacemente le sfide della comunicazione nella trasformazione digitale richiede strategie mirate e una profonda comprensione delle dinamiche organizzative. Prima di tutto, è fondamentale investire nella formazione comunicativa degli RTD e dei team tecnici, sviluppando le loro capacità di comunicazione e storytelling. Questo può avvenire attraverso corsi specifici, coaching personalizzato e momenti di pratica guidata.

L’utilizzo di “traduttori” o facilitatori può fare la differenza. Queste figure, con competenze sia tecniche che comunicative, possono fungere da ponte tra il team tecnico e gli altri stakeholder, aiutando a tradurre concetti complessi in messaggi comprensibili e rilevanti.

La creazione di un glossario condiviso e accessibile è un’altra strategia utile. Questo strumento dovrebbe spiegare in termini semplici i concetti tecnici più ricorrenti, facilitando la comprensione e promuovendo l’uso di un linguaggio comune all’interno dell’organizzazione.

Non va sottovalutato il potere del visual thinking, che utilizza elementi visivi come infografiche, diagrammi e video per spiegare concetti complessi in modo intuitivo e memorabile. Questi strumenti possono abbattere barriere linguistiche e rendere immediatamente comprensibili concetti altrimenti ostici.

I workshop collaborativi rappresentano un’ulteriore opportunità. Sessioni interattive dove tecnici e non tecnici lavorano insieme su problemi concreti possono facilitare la comprensione reciproca e creare un linguaggio comune basato sull’esperienza condivisa.

Infine, la condivisione regolare di storie di successo, preferibilmente raccontate dagli stessi utenti o beneficiari, può essere estremamente efficace per dimostrare il valore concreto delle iniziative digitali e costruire consenso intorno ad esse.

Il valore del feedback nella comunicazione digitale

Un aspetto spesso sottovalutato nella comunicazione della trasformazione digitale è l’importanza del feedback. La comunicazione efficace non è unidirezionale ma circolare, con un continuo scambio di informazioni, percezioni e suggerimenti tra l’RTD e i suoi interlocutori.

Implementare sistemi strutturati di raccolta del feedback permette di:

• Valutare l’efficacia della comunicazione e adattarla di conseguenza
• Cogliere preoccupazioni e resistenze prima che diventino problematiche
• Identificare aspetti dei progetti che potrebbero essere stati fraintesi o sottovalutati
• Coinvolgere attivamente gli stakeholder nel processo, aumentando il loro senso di partecipazione

Il feedback può essere raccolto attraverso diverse modalità, dalle più formali come sondaggi e focus group, alle più informali come conversazioni dirette e osservazione delle reazioni. L’importante è che sia un processo continuo e che le informazioni raccolte vengano effettivamente utilizzate per migliorare sia la comunicazione che i progetti stessi.

Dalla complessità tecnica al valore percepito

La capacità di tradurre la complessità tecnica in valore tangibile e comprensibile rappresenta una competenza fondamentale per ogni RTD che aspiri al successo. Non si tratta semplicemente di “semplificare” concetti complessi, ma di contestualizzarli all’interno di narrazioni significative che ne evidenzino il valore reale per l’organizzazione e per i cittadini.

Una comunicazione efficace può trasformare la percezione della trasformazione digitale da adempimento normativo o aggiornamento tecnologico a opportunità strategica per migliorare servizi, efficienza e qualità della vita. Può convertire resistenze in entusiasmo, indifferenza in supporto attivo, dubbi in convinzione.

L’RTD che padroneggia l’arte della comunicazione diventa un vero agente del cambiamento, capace non solo di guidare progetti tecnici, ma di ispirare un’intera organizzazione verso un futuro digitale condiviso e desiderato.

Come abbiamo visto nel “Manuale di Sopravvivenza per l’RTD”, la comunicazione inefficace è solo uno dei dodici ostacoli che possono bloccare la transizione digitale, ma affrontarlo efficacemente può creare un effetto domino positivo che facilita il superamento di molte altre barriere. Per approfondire gli altri ostacoli e scoprire strategie pratiche per superarli, ti invitiamo a consultare il manuale completo disponibile su www.manualertd.it.