attenzione alla verifica della capienza

Conguaglio 730 in busta paga: come funziona e cosa succede in caso di incapienza

Il datore di lavoro in qualità di sostituto d’imposta è tenuto ad effettuare in busta paga il conguaglio a credito o a debito per il dipendente risultante dalla dichiarazione dei redditi trasmessa all’Agenzia Entrate con modello 730.

Nel caso in cui le imposte effettivamente a carico del contribuente, determinate nel modello 730 in base a tutti i redditi totalizzati nel periodo fiscale interessato (in questo caso l’annualità 2024), siano inferiori rispetto alla tassazione già recuperata in busta paga a titolo di acconto, il dipendente ha diritto ad un rimborso in cedolino corrispondente alle imposte pagate in eccesso.

In queste situazioni si parla di conguaglio a credito per il lavoratore che, pertanto, al fine di poter ricevere il rimborso, è tenuto a presentare la dichiarazione dei redditi indicando nella sezione “Dati del sostituto d’imposta che effettuerà il conguaglio” le generalità del datore di lavoro.

Dal momento che le operazioni di rimborso in cedolino avranno inizio con le retribuzioni di competenza del mese di luglio, analizziamo in dettaglio l’aspetto delicato della capienza di imposta.

Inizio conguagli da luglio

Come confermato dall’Agenzia Entrate nelle istruzioni di compilazione del modello 730-2025 relativo al periodo d’imposta 2024 (disponibili sul portale “agenziaentrate.gov.it”) le operazioni di conguaglio a credito o a debito per i dipendenti inizieranno quest’anno dalle retribuzioni di competenza del mese di luglio, liquidate di norma entro le prime due settimane di agosto, a seconda delle disposizioni della contrattazione collettiva o delle prassi aziendali.

Come avvengono i conguaglio a credito?

Nel momento in cui il dipendente (o l’intermediario) effettua la trasmissione del modello 730 all’Agenzia Entrate, quest’ultima, dopo i necessari controlli, trasmette le informazioni necessarie al conguaglio a credito o a debito al sostituto d’imposta indicato dal lavoratore stesso in dichiarazione.

I dati necessari allo sviluppo delle buste paga sono riportati nell’apposito modello 730-4 che il datore di lavoro (o il soggetto da questi delegato) riceve dall’AE.

In caso di conguaglio a credito l’azienda inserisce in busta paga, per conto dell’Erario, una o più voci a titolo di rimborso delle imposte pagate in eccesso.

Le somme anticipate in cedolino vengono poi recuperate rispetto agli importi a debito che il datore di lavoro deve versare con modello F24.

La verifica della capienza

Le operazioni di rimborso delle imposte necessitano di un particolare controllo da parte del datore di lavoro o del soggetto incaricato di elaborare le buste paga.

Infatti, ai fini della restituzione delle singole voci di credito indicate nel modello 730-4 il datore di lavoro (sostituto d’imposta) è obbligato a compensare le stesse con eventuali altre voci di debito risultanti dallo stesso 730-4, a titolo, ad esempio, di saldo IRPEF, addizionale regionale, addizionale comunale, acconti IRPEF o imposta sostitutiva sui premi di produttività.

Se la differenza crediti da 730 – debiti da 730 per il singolo dipendente risulta ancora in positivo, la compensazione si effettua allora sulle ritenute fiscali del mese interessato, a titolo di IRPEF e addizionali.

Laddove permangano ancora crediti da 730 non compensati, il datore di lavoro utilizza le ritenute dallo stesso operate nei confronti di altri dipendenti, nonché collaboratori e autonomi.

Si precisa che il sostituto non può rimborsare crediti risultanti dalle operazioni di conguaglio di assistenza fiscale utilizzando importi da lui anticipati né tantomeno sfruttare gli importi stessi in compensazione con ritenute operate effettuando versamenti inferiori rispetto al dovuto.

L’incapienza

Se dai controlli sulla capienza le ritenute fiscali effettuate nei confronti di tutti i dipendenti, collaboratori e autonomi risultano insufficienti a compensare i crediti da dichiarazione dei redditi, il datore di lavoro calcola la percentuale di rimborso (inferiore al 100 percento) e la applica in egual misura a tutti coloro che hanno diritto al rimborso delle imposte.

Se, ad esempio, la percentuale di rimborso è pari al 60 percento e il dipendente Caio ha un credito di 1.000,00 euro mentre il collega Tizio ha diritto a 500,00 euro nella busta paga di luglio 2025 le somme rimborsate saranno:

• per Caio, 1.000,00 * 60%= 600,00 euro;
• per Tizio, 500,00 * 60% = 300,00 euro.

Gli importi residui non rimborsati saranno riconosciuti nelle buste paga successive, a patto che la compensazione con le ritenute fiscali sia tale da consentire l’erogazione integrale delle somme.

Se alla fine dell’anno risultano ancora rimborsi non liquidati in cedolino il sostituto d’imposta indica all’interessato le somme cui quest’ultimo ha ancora diritto nel modello CU (Certificazione Unica).

Come si calcola la percentuale di rimborso?

Nelle situazioni di incapienza, come anticipato, il rimborso deve avvenire in percentuale uguale per tutti i dipendenti.

La percentuale si calcola dividendo l’importo globale delle ritenute da operare nel singolo mese nei confronti di tutti i percipienti (detraendo i compensi spettanti al sostituto) e l’ammontare complessivo del credito da rimborsare.

Ipotizziamo che, considerando l’azienda nel suo complesso, l’IRPEF e le addizionali regionali e comunali (a debito) siano pari ad euro 15.390,08 mentre i crediti da rimborsare ammontino ad euro 16.186,00.

La percentuale di rimborso corrisponderà pertanto a:

(15.390,08 / 16.186,00) * 100 = 95,08266%.

Come comunicare ai dipendenti l’incapienza?

La restituzione parziale dei rimborsi da dichiarazione dei redditi dev’essere opportunamente segnalata ai dipendenti a mezzo apposita annotazione in calce al cedolino:

“Rimborso da 730 restituito parzialmente. La restituzione delle somme residue proseguirà nei mesi successivi nel limite della capienza delle ritenute fiscali”.

Come agiscono i rimborsi in busta paga?

Opportunamente evidenziati in busta paga, i rimborsi da dichiarazione dei redditi (al pari delle trattenute) agiscono direttamente sul netto mensile del dipendente interessato.

Trattasi infatti di competenze nette che non incidono in alcun modo sugli imponibili previdenziali e fiscali del lavoratore.

Il sostituto d’imposta non esegue il versamento del debito o il rimborso del credito di ogni singola imposta o addizionale se l’importo che risulta dalla dichiarazione dei redditi è uguale o inferiore a 12 euro.

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Paolo Ballanti

Lunedì 14 luglio 2025